Herramientas para rendir mejor en tu teletrabajo
Estamos en tiempos de teletrabajo y muchos se preguntan cómo llevarlo a cabo de la mejor forma. Por eso, tenemos una guía sencilla y práctica, para que uses aplicaciones de escritorio y móvil en tu nueva rutina: la idea es que ganes tiempo planificando tus horas y días de trabajo.
Sabemos que no todos manejan las herramientas digitales de igual manera, y que unas resultan más fáciles de usar que otras. En todo caso, recuerda que lo más importante es que te animes a probarlas, pues lo peor que te puede pasar es que alguna no te guste; en cambio, te beneficiarán todas aquellas que aprendas a manejar. Lo mejor es que son gratuitas (al menos en su versión básica).
Al final, también te preparamos un decálogo de sugerencias para ser más productivo.
Google Calendar
Sencilla, pero completa y funcional. Cualquiera que empiece a hacer teletrabajo debería aprovecharla para las múltiples opciones de manejo de agenda. Por ejemplo, puedes anotar por fecha las tareas de la semana para tu equipo y para tu trabajo específico, y pedirle que entregue recordatorios cada vez que lo veas conveniente.
Si necesitas una reunión virtual puedes programarla y realizarla vía Hangouts, una funcionalidad que genera alta interacción grupal y acerca a las personas.
Disponible en web, Android y iOS.
Todoist
Fácil de manejar y visualmente atractiva. Todoist se enfoca en organizar los próximos siete días de tu agenda con total detalle (no significa que no te permita planear a plazos más largos). Su capacidad para medir productividad es sin duda uno de sus valores agregados, pues a partir del cumplimiento o aplazamiento de metas te va dando porcentajes de tu funcionamiento individual o grupal, con lo que puedes hacer evaluación y optimizar las tareas.
Por si fuera poco, te facilita algunos tips de organización basados en las enseñanzas de la gurú japonesa Marie Kondo, y te envía correos para recordarte tareas.
Versión básica gratis, disponible para web, Mac y Windows.
Trello
Si lo tuyo son los tableros, esta es tu herramienta. Puedes determinar las tareas que quieres realizar y plasmarlas sobre las columnas-tableros y después moverlas a donde quieras, como si fueran piezas de Lego. Se agradece mucho la opción de optimización, la cual te sugiere cambios y acciones en tus rutinas, a partir de la información que generas cuando trabajas con Trello. Sin duda, la sencillez de esta plataforma ayuda mucho a los recién iniciados en el teletrabajo.
Gratis en web.
GQUEUES
Lulu Cohen-Farnell, emprendedora canadiense que fundó Real Food for Real Kids, una empresa de distribución de alimentos sanos para niños, cuenta que gracias a GQUEUES pudo organizar la elaboración y entrega de su producto en colegios.
“Es la manera más funcional que encontré para ordenar nuestras actividades y para rastrear el reparto de los alimentos, además de saber qué necesita cada empleado en tiempo real”, expone Lulu, cuyo emprendimiento suma 100 trabajadores.
Entre las funciones destacadas de GQUEUES está la posibilidad de compartir proyectos entre distintos equipos o miembros de una misma empresa, ordenar y asignar objetivos diarios, semanales o mensuales, entre otros. Y es compatible con las herramientas Google.
Versión básica gratis disponible en web, escritorio y móvil.
Bonus: Decálogo para ser más productivos
Philip VanDusen, director ejecutivo de Verhal Brand Design (Nueva York), nos comparte 10 consejos para ser más efectivos en el trabajo.
- Programa todo: lo que vas a hacer en el día -con hora exacta de cumplimiento-, en la semana y si es posible, en el mes.
- Mata las distracciones: desactiva o silencia notificaciones de agentes externos (noticias, redes sociales, etc.) en tu ordenador y móvil. Así te enfocas en lo necesario.
- Trabaja priorizando: decide qué es lo prioritario y hazlo. Dedícate a hacer una sola cosa a la vez, pero bien hecha.
- Prepárate recompensas: desde una galleta hasta un buen estiramiento o un viaje, puedes darte pequeños -o grandes- premios a ti mismo cuando vayas cumpliendo objetivos.
- Organiza planes: si al final del día y a una hora precisa sabes que tendrás que ver una película en familia o hacer una llamada a un amigo, eso te mantendrá enfocado en lo que haces, porque debes estar listo a determinada hora.
- Toma pausas: las personas más exitosas se toman un break de 5 a 10 minutos cada hora; puedes programarlos en tu calendario diario. Aprovecha para despejar la mente y enfocarte mejor.
- Rompe la rutina mental: si trabajas con números, lee algo unos minutos; si escribes mucho, mira un libro de fotografías; si diseñas y solo usas imagen, escucha una canción. Es una buena forma de llevar nuevos aires e ideas al cerebro.
- Busca volumen y luego perfecciona: primero avanza en cantidad antes que en calidad, así vas ganando terreno en la tarea. Luego dedícate a corregir y perfeccionar lo que adelantaste.
- No seas multitarea: está comprobado que el ser humano no es bueno en acciones multitarea, nuestro cerebro no está diseñado para ello. Entonces, si lees, silencia el móvil; si diseñas, cierra las ventanas innecesarias, etc.
- Documenta tu proceso: en tareas de días o semanas es muy útil redactar pequeños informes de avance; algunos párrafos escritos te ayudan a aclarar tu proceso.
